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Claves en la relación entre eMail Marketing y el RGPD

El pasado 25 de mayo entró en vigor la nueva normativa europea sobre protección de datos. Se trata de un reglamento (RGPD) de directa aplicación que tendrá su trasposición a la normativa española en la modificación de la LOPD, con su aprobación por mayoría absoluta en el Congreso de los Diputados.

Este reglamento, que concierne a todo tipo de entidades, privadas o públicas, grandes o pequeñas, debe aplicarse siempre que afecte a ciudadanos europeos, aunque la empresa se encuentre fuera de la UE. El objetivo del mismo es proteger los derechos de los usuarios europeos y la unificación regulatoria en todo el territorio de la UE y las entidades que lo incumplan se enfrentan a duras sanciones económicas que pueden alcanzar el 4% de la facturación anual.

Se ha escrito y hablado mucho sobre el tema. Además, las empresas se pusieron las pilas en el último momento para adaptarse, evitando así las multas y dando a los usuarios algo que ya estaban demandando: información y derecho a decidir sobre el tratamiento de sus datos personales.

Desde Geodillab, como especialistas en marketing digital, queremos clarificar cómo afecta el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) a las acciones de email marketing, llevadas a cabo por las empresas, en su relación con sus actuales y potenciales clientes.

Cambios que implica la nueva normativa:

1. Consentimiento expreso de los usuarios: Es necesario poder demostrar que existe un consentimiento explícito, obtenido mediante un doble opt-in, por ejemplo. Esto supone que un usuario que se inscribe en una web debe dar su aceptación al email de alta recibido. También debe haber en todos los formularios una casilla que es preciso marcar para aceptar la política de privacidad. En el caso de menores de 16 años, será un tutor legal quien proporcione la autorización.

2. Tratamiento de datos personales: Las empresas están obligadas a informar a sus suscriptores sobre cómo (qué datos se guardan, cómo se han conseguido, quien es el dueño de la base de datos y quién tiene acceso a la misma, dónde se almacenan, plataforma usada en email marketing, …); para qué (campañas de email marketing, generación de contactos, boletines, …) y durante cuánto tiempo se conservarán sus datos.

3. Protección del consumidor: Se debe informar a los usuarios que tienen derecho a darse de baja de la base de datos cuando lo deseen, siendo obligatorio en todos los emails un enlace que lo permita. Así mismo, tienen también derecho al olvido y derecho a la portabilidad de los datos personales, así como del procedimiento para llevar a cabo estos derechos. Además, existe la obligación de comunicar a la autoridad de control pertinente (en un plazo máximo de 72 horas) del robo de datos personales o un uso no autorizado de los mismos.

4. Delegado de Protección de Datos: Es preceptivo identificar al Responsable de Protección de Datos en caso de que la empresa esté obligada a tenerlo. Dicha obligación existe cuando el tratamiento de los datos lo lleve a cabo un organismo público, las actividades principales requieran un seguimiento de los interesados a gran escala o los datos personales estén relacionados con condenas o delitos.

5. Envío de datos personales: En caso de que estos datos se compartan, es imprescindible notificar al consumidor quien o quienes van a recibir dichos datos, sobre todo si se realiza una transferencia internacional de datos, y asegurarse de que la otra parte también cumple con la normativa de protección de datos.

Bases de datos antiguas:

No es necesario enviar un email a todos los usuarios que se suscribieron antes de la entrada en vigor del actual reglamento para que nos den su consentimiento expreso si su suscripción fue de forma voluntaria, pero no se podrán usar dichas bases de datos si no se puede demostrar cómo se han obtenido.

Aunque sigue siendo legal comprar bases de datos no es recomendable hacerlo, puesto que no tenemos plenas garantías de que el consentimiento se haya dado de forma explícita. Además, la actual LOPD española dice que el consentimiento no es transferible. No se trata pues de una solución válida en campañas de email marketing si no queremos enfrentarnos a multas de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Ventajas del RGPD en email marketing:

1. Mejoran las tasas de apertura, rebote y bajas: Dado que en las bases de datos sólo aparecerán las personas y empresas realmente interesadas, las campañas de email marketing resultarán mucho más efectivas.

2. Opciones al darse de baja: Ya hemos visto que es obligatorio darle al usuario la posibilidad de darse de baja de forma sencilla y cuando quiera. Podemos aprovechar esta oportunidad para ofrecer descuentos, proponer otras preferencias sobre opciones de contenido, …

3. Mejora la imagen de la empresa: Si bien es cierto que se trata de algo obligatorio para todas las empresas, no todas lo han llevado a cabo todavía, por lo que puede suponer una diferenciación respecto a la competencia. Por otra parte, como decíamos al principio, contribuimos a mejorar la experiencia de usuario.

Esperamos que el contenido de este artículo te haya resultado interesante. Si es así y piensas que también puede serlo para otras personas, estaríamos muy agradecidos si lo compartes en tus redes sociales.

Si todavía tienes preguntas sobre éste u otros temas, esteremos encantados de resolverlas. No lo dudes y contacta con nosotros. ¡Hasta pronto!

Carlos Rubio Sancho

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